Føler du at du bruker alt for lang tid på småting som egentlig kunne (og burde) blitt gjort raskt og enkelt? Blir du av og til frustrert over at du ikke har fått krysset av alle arbeidsoppgavene på ‘to do-lista’ di? Når fredagen kommer har du kanskje bare fullført halvparten av de tingene du egentlig skulle ha gjort? Lei av laaange e-posttråder, som det er umulig å finne fram i?
I dagens innlegg finner du 12 nyttige tips til hvordan du kan automatisere arbeidsoppgavene dine og effektivisere arbeidsdagen din.
01 | Få oversikt over hva du bruker tiden din på
For å holde styr på tiden, og ikke minst kunne få en oversikt over hvor mye tid jeg bruker på ulike arbeidsoppgaver, er jeg en flittig bruker av Toggl. Jeg bruker timeren i Toggl til å registrere tiden jeg bruker på ulike oppgaver og prosjekter.
Det beste? De oversiktlige rapportene som viser antall timer man har brukt på ulike prosjekter, hvilke dager man jobbet med hvilke oppgaver osv. Rapportene kan også sendes til kunder (hvis du tar timesbetalt) – en fin måte å vise hvor mye tid og arbeid som er inngått i et prosjekt.
Les mer om Toggl.
02 | Digital kladdebok
Jeg hadde virkelig ikke klart med uten Evernote. Her kaster jeg inn tanker, ideer, skisser, bilder og lenker etter hvert som de dukker opp. Ps. Last ned appen også, da har du Evernote tilgjengelig også når du er på farta. Et annet pluss er at Evernote kan synkes med mange ulike tjenester og verktøy.
Jeg bruker også Evernote når jeg skriver tekster. Som nå. Word, hva er det ?
Les mer om Evernote her.
03 | Autosvar på e-post
Et verktøy som Zapier er din beste venn når du ønsker å automatisere prosesser og samkjøre ulike kanaler. Med Zapier kan du koble sammen to eller flere verktøy for å automatisere ulike oppgaver, f.eks. autosvar på e-post. Herlig med ting som fikser seg selv, og som man ikke behøver å ofre en tanke!
Les mer om Zapier.
04 | Tilpass og automatiser e-postene dine
Bruker du mye tid på å sende akkurat den samme e-posten til ulike kunder? Da bør du definitivt sjekke ut ‘Workflows’.
Det beste med å bygge e-postlister er at e-postene da kan sendes automatisk. Man kan også tilpasse innholdet og sende ulike e-poster til ulike kundegrupper. Kanskje du f.eks. tilbyr tjenester for både offentlig og privat sektor? Bygg lister og send personlige og skreddersydde e-poster med relevant innhold til nye henvendelse, eksisterende kunder, potensielle kunder, tidligere kunder osv. osv.
Les mer om Flodesk og hvordan du lager 1Workflows’ her!
Test FLodesk gratis i 4 uker + få 50% avslag i pris med koden ADESIGN (affiliate lenke)
05 | Kom i gang med nyhetsbrev
E-postmarkedsføring (eller nyhetsbrev om du vil) er den mest direkte og personlige av alle digitale markedsføringskanaler – en perfekt måte å bygge relasjoner med kundene / følgerne / leserne dine på. De mest effektive nyhetsbrevene har enkle og korte budskap og tydelige «Call To Actions». For eksempel:
– Les siste blogginnlegg …
– Meld deg på …
– Last ned ..
– Kan kjøpes her ..
Du får også detaljert statistikk over hvor mange som åpner e-posten, hvem som åpner, hvem som klikker på de ulike linkene, hvilke adresser som «bouncer» (ikke fungerer), hvem som melder seg av listen osv. Dette er nyttig informasjon som forteller deg noe om hva som funker og hva som ikke funker – f.eks. hvilke temaer som fenger mest? Eller hvilke produkter i nettbutikken er mest populære akkurat nå?
Send nyhetsbrev jevnlig, f.eks. hver uke eller én gang i måneden. Tenk at du skal gi følgerne / kunden dine noe de synes er interessant eller som de har bruk for. Og du, de kan selvfølgelig automatiseres !
Kom i gang med Flodesk!
06 | Lag kontraktmaler
Driver du en liten virksomhet har du kanskje tenkt at du ikke har behov for kontrakter, at det blir alt for komplisert og stjeler verdifull tid? (jepp, meg selv inkludert) Men hva skjer hvis kunden ønsker seg mer enn det som først ble avtalt? Hva hvis kunden skifter mening underveis eller vil avbryte prosjektet? Eller hva hvis tidsfrister ikke holdes?
En kontrakt sikrer at begge parter vet hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre hva, når det skal gjøres og hva som skjer dersom noe går galt. Jeg starter alltid et prosjekt med et ønske om å gjøre mitt aller ytterste for å innfri kundens behov og forventninger. Jeg har verdens beste kunder, og har aldri opplevd konflikter eller uenigheter. Men allikevel, det er så viktig å få ting nedskrevet. En kontrakt er til det beste for begge parter, både nå og i framtiden. Vinn, vinn med andre ord : )
Og du, ikke glem å lage maler. Da er du allerede langt på vei!
Hvorfor du trenger kundekontrakter + hvordan du lager det.
07 | Automatiser prisoverslag, kontrakter og fakturering
Med 17 hats kan kan du lage prisoverslag, kontrakter, sende fakturaer o.l. Det beste? Alt sammen kan automatiseres slik at du slipper å holde styr på hvilken dato du må fakturere, sende påminnelser osv. Når jeg sender avgårde mitt kontraksdokument ser det som regel slik ut :
Det består av 3 trinn …
1. pris (som må godkjennes)
2. kontrakt (signeres elektronisk)
3. første faktura (30% av totalsummen)
Les mer om 17hats
08 | Signer kontrakter elektronisk
Let av sende e-poster og filer frem og tilbake for signering av kontrakt? Med 17hats kan du / kunden din signere kontrakten elektronisk. Man kan også aktivere for online betaling m.m. (Se forrige punkt for mer info)
Les mer om 17hats
Her finner du en steg for steg-guide til hvordan du lager en kontrakt
09 | Resirkluler innhold
Blogger du? Er du aktiv i sosiale medier? Kanskje du sender ukentlige eller månedlige nyhetsbrev? Spar tid på å resirkulere / gi nytt liv til gammelt innhold. Fordelen ved å gjenbruke innholdet, på tvers av ulike plattformer og kanaler, er at du maksimerer levetiden og rekkevidden av innholdet ditt.
Når man har brukt mange timer på å lage et godt blogginnlegg, vil man jo gjerne at så mange som mulig skal lese det. Så “puss opp” noen eldre blogginnlegg. Modifiser og oppdater teksten, legge til flere interne og eksterne lenker, nye bilder / videoer og lagre som kladd. Da har du masse godt innhold som kan publiseres jevnlig.
Tenk gjerne litt over hvordan du kan tilpasse og utforme innholdet til de ulike kanalene dine (blogg, instagram, facebook, pinterest osv. osv.)
10 | 35 tastatursnarveier
Er du Mac-entusiast, som meg?
Smarte tastatursnarveier gjør Mac-hverdagen så mye mer effektiv – og hvem vil vel ikke spare litt tid? Her deler jeg de snarveiene jeg bruker aller mest, og som jeg synes alle Mac-brukere fortjener å kjenne til! Kanskje du finner noen nye favoritter?
Ps. Gjør deg kjent med command (⌘), option (alt), shift og tab, for disse tastene vil du få bruk for ofte.
11 | Lag nyttige kontaktskjemaer
Joda, i mange tilfeller er e-postadressen din nok, det viktigste er jo at folk får tak i deg : ) Men du kan spare mye tid ved å lage kontaktskjemaer som gir deg mye nyttig informasjon. På den måten unngår du mange og lange e-poster frem og tilbake, du har jo allerede fått mye av den informasjonen du trenger! Lag kontaktskjemaer, kundeundersøkelser, påmeldingsskjemaer, invitasjoner, quiz, bestillingeskjemaer, jobbsøkerskjemaer, medarbeiderundersøkelser, osv. osv.
Det beste? Du behøver ikke ha kunnskap om verken html eller css. Skjemaene lages enkelt på en egen plattform, så det eneste du behøver å gjøre er å dele lenken til skjemaet ditt på ønsket sted; Nettsiden din, facebook, instagram, i nyhetsbrevet osv. osv. Nevnte jeg at det er helt gratis?
Les mer om Typeform
Her finner du en steg for steg-guide.
12 | Planlegg + automatiser innlegg i sosiale medier
Glad i både Instagram og Pinterest? Tailwind vil hjelpe deg med å administrere begge. Planlegg alle innlegg og pins (på et og samme sted) i en oversiktlig kalender. Importerer bilder, rediger, og bruk ‘dra og slipp-funksjonen’ for å planlegge hvordan du vil at feeden din skal se ut, legg til tekst og opprett hashtag-grupper. Du kan også synkronisere innlegg automatisk mellom mobil og desktop. Du kan f.eks. laste opp bilder fra telefonen din, og så hoppe over til en datamaskin for å legge til tekst (hvis man foretrekker tastatur).
Tailwind er offisiell utviklerpartner av både Pinterest og Instagram, du kan derfor publisere automatisk (ingen varslinger), og være trygg på at f.eks. vilkår for persondata overholdes.
Nb! Du bør ha opprettet en profil + ha tilgang til Tailwinds skrivebordsapplikasjon før du laster ned appen på telefonen din.
Les mer om Tailwind
Jeg håper du synes dette var nyttig. Kanskje du fant noen nye favoritter? Og du, legg gjerne igjen noen ord i kommentarfeltet under!
/Anette
